Import data ke PAS
Seperti biasa, file kumpulan screenshot bisa didownload dari link di bawah.
Here we go…
Persiapan:
- Data pegawai mentah dari Excel, yang sudah dipisah per field (kalau ndak tau maksud saya, coba cek topic “Persiapan Data”), selanjutnya saya sebut ini data_pegawai.xls. Data ini harus meliputi semua guru, kepala sekolah, TU dan jajarannya, termasuk pegawai teknis)
- Pastikan Regional Setting yang digunakan adalah English (United States). Cek di Control Panel – Regional and Language options (Bisa dilihat pada image file: c-panel.gif)
- Kopi susu, yang gak terlalu manis (sori…just kidding J)
Lets start the game
- File panduan import (template) bisa ditemukan di folder \DEPDIKNAS\Paket Aplikasi Sekolah - SMA\Import sesuai dengan folder instalasi PAS
- Silahkan buka file 01_Biodata_pegawai.xls yang ada di folder \DEPDIKNAS\Paket Aplikasi Sekolah - SMA\Import \05_Kepegawaian
- Kolom yang berwarna merah artinya TIDAK BOLEH KOSONG
- Pertama, nomor_induk diisi dari NIP pada data_pegawai, silahkan copy dari sana kemudian paste di kolom nomor_induk. Kolom ini TIDAK BOLEH KOSONG jadi biarpun yang bersangkutan bukan PNS, maka silahkan diberi nomor induk honorer/pegawai tidak tetap. Misalnya ‘001001001, tanda petik di depan angka adalah untuk membuat angka tersebut disimpan sebagai string/teks karena kolom nomor_induk tipe datanya char.
- Setelah paste, masih dengan kondisi di blok, tekan CTRL + 1 (atau Format – Cells…), klik Text, kemudian OK.
Langkah ini sekali lagi untuk memastikan bahwa data pada kolom nomor_induk adalah teks/string sesuai dengan permintaan PAS.(NIP.gif) - Next, kd_jenis_ketenagaan. Langkah saya;
- Blok semua baris milik guru
- Ketik ‘6 (petik satu dengan angka 6)
- Tekan Ctrl + ENTERFungsi Ctrl + ENTER adalah untuk memberikan masukan yang sama pada cell-cell yang di blok, jadi gak usah ngetik berulang-ulang gitu loh. (jns_tenaga.gif)
- Ulangi untuk pegawai, namun dengan masukan ‘2 (jns_tenaga2.gif)
- Untuk kepala sekolah, ketik ‘1
- Nama_pegawai, ya gampang, tinggal copy paste, beres
- Inisial akan digunakan sebagai kode di Jadwal Pelajaran, jadi beberapa sekolah yang pernah saya temui memilih kode guru yang berupa angka karena memang selama ini pakai angka. So;
- Saya ketik ’01 pada baris pertama
- Ketik ’02 pada baris kedua
- Blok kedua baris tadi
- Double klik handle nya.
- Beres…(inisial.gif)
- Kota_lahir, tinggal paste dari data_pegawai.xls. Apabila kota lahir adalah hasil dari suatu formula/fungsi, maka pastenya adalah Paste Special – Values (paste_city.gif)
- Tanggal_lahir, juga sama tinggal copy paste.. Apabila tanggal ini juga hasil formula /fungsi, maka pastenya adalah Paste Special – Values and Number Formats.(paste_date.gif).Kemudian pastikan formatnya adalah mm/dd/yyyy dengan cara:
- Blok semua tanggal hingga ke bawah
- Tekan CTRL + 1 (atau Format – Cells…)
- Pilih Date, kemudian pilih yang bulan duluan dengan format mm/dd/yyyy (date_format.gif)
- Kd_jenis_kelamin menginginkan masukan data angka berupa text juga. Nah, masalahnya di data_pegawai saya, jenis kelaminnya masih LK dan PR, nah supaya saya ndak ruwet, maka saya pake jurus berikut:
- Di data_pegawai, saya blok kolom jenis kelamin
- Saya tekan Ctrl + H
- Saya isikan Find What dengan LK
- Kemudian Replace With dengan 1
- Klik Replace All
- Setelah itu saya OK (replace_LK.gif)
- Find What saya isi dengan PR
- Dan Replace With dengan 2
- Klik Replace All lagi
- Klik OK
- Terus klik Close (replace_PR.gif)
- Setelah itu saya copy
- Paste di kolom kd_jenis_kelamin
- Tekan CTRL + 1
- Klik TextIni akan membuat, semua isian di cell tersebut akan diperlakukan seperti Teks walaupun isinya adalah angka. Ini harus dilakukan karena kd_jenis_kelamin bertipe data char artinya bukan angka
- Klik OK (format_JK.gif)
- Kd_gol_darah dan kd_agama, kurang lebih sama dengan kd_jenis_kelamin
- Sedangkan untuk kd_status_nikah lebih mudah, N untuk yang menikah dan seterusnya
- Alamat juga tinggal copy paste
- Sedangkan untuk 3 kolom terakhir boleh diisi apabila ada datanya.
- Cek, semua data pada KOLOM MERAH harus terisi
- Hasil akhir, kurang lebih seperti ini.(final_screen.gif)
- Berikutnya, kita akan hilangkan header nya, karena kalu tidak, maka dianggap data pertama.
- Blok baris 1 dan 2
- Klik kanan kemudian Delete
- Beres (remove_header.gif)
- Untuk backup,tekan tombol F12(Save As…) save di tempat lain dengan cara normal sebagai file Excel
- Untuk import, file harus dalam bentuk CSV (comma separated values). Caranya sbb:
- TEkan tombol F12
- Ganti lokasi ke My Documents (atau dimanapun, asal bisa diambil lagi)
- Nama file biarkan apa adanya
- Files of type ganti dengan CSV (MS-DOS) (save_as.gif)
- Tutup File 01_biodata_pegawai, jawab semua kotak dialog dengan Yes dan/atau OK
- Buka modul PAS-Import (pas_import.gif)
- Masukkan user name n password nya (defaultnya si user name: pas kemudian password :sma)
- Klik tombol sebelah kanan File
- Kemudian cari file 01_biodata_pegawai di My Documents (file_csv.gif)
- Next, klik tombol Import to… sebelah kanan atas
- Kita pilih table yang sesuai, untuk saat ini klik 05 Kepegawaian lalu pilih 01 Biodata Pegawai
- Klik Import (importing.gif)
- Kalo sukses, muncul jendela Data selesai di import… (import_finish.gif) klik Keluar
- kalo ndak muncul jendela sukses?...ya berarti gagal, tutup import buka file 01_biodata_pegawai yang berformat Excel (step no 21)
- Periksa kelengkapan datanya, kemudian ulangi mulai langkah 20
- Untuk check, buka 11 PAS-SMA
- Buka modul nomor 3.1.1. Data Awal Guru (teachers_list.gif)
No comments:
Post a Comment